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當(dāng)事人正在使用“數(shù)字檔案資源中心”的檔案查詢功能進行在線閱卷。 資料圖片

上海閔行區(qū)法院與閔行區(qū)檔案局簽署“民生檔案”數(shù)字資源共享協(xié)議。顧穎婷 攝

從原來的大排長龍，到如今的“一鍵出庫”；從原來只有10平方米的閱卷室，到如今集五大功能區(qū)為一體的現(xiàn)代化資源中心……上海市閔行區(qū)人民法院深入學(xué)習(xí)貫徹全國兩會精神，通過“高效查”“有序管”“深度用”的“三部曲”，打造全市首個“數(shù)字檔案資源中心”，初步實現(xiàn)各類檔案資源的數(shù)字化集成和共享利用。

高效查 61萬卷實體檔案一鍵出庫

在法院，有一個場所雖不起眼，卻非常重要，它就是閱卷室。

閱卷室是調(diào)閱卷宗的專門場所，當(dāng)新案和前案有關(guān)聯(lián)或當(dāng)事人上訴時，當(dāng)事人或代理律師往往需要用到前案或一審中的證據(jù)及庭審記錄，就需至閱卷室中查檔閱卷。

據(jù)統(tǒng)計，僅2023年，上海市閔行區(qū)人民法院閱卷室就對外接待閱卷4100余人次，查檔閱卷數(shù)量達7000余卷。該院原來的閱卷室空間較為狹小，只有不足10平方米，經(jīng)常人頭攢動。

根據(jù)傳統(tǒng)查閱流程，當(dāng)事人或代理人需提前在系統(tǒng)上預(yù)約，并于閱卷當(dāng)天攜帶身份證明材料，經(jīng)工作人員當(dāng)場核對無誤后，按指定時間和內(nèi)容查閱檔案。

“有時候查個檔案要排好久的隊?！薄叭绻龅骄碜谠跈n案局，當(dāng)場沒法查閱，那就更耽誤事了?！辈簧佼?dāng)事人和代理律師反映。

如何破解閱卷程序繁瑣的問題，全面提升檔案使用效能？2023年初，閔行區(qū)法院開始著手啟動打造“數(shù)字檔案資源中心”，從技術(shù)突破入手，啟用最新的檔案存儲技術(shù)，通過新型無人智能庫房將全院近十年61萬卷的實體檔案收集入庫，無論是當(dāng)事人還是法院干警都可以通過輸入基礎(chǔ)信息，實現(xiàn)檔案借閱的“一鍵出庫”。截至2023年底，閔行區(qū)法院“數(shù)字檔案資源中心”初步建成。

經(jīng)過不斷升級，目前，“數(shù)字檔案資源中心”已支持當(dāng)事人通過線上線下多種方式進行檔案查詢，當(dāng)事人可通過隨身碼、電子身份證等方式進行身份認證，還可以利用電子檔案二維碼“一鍵下載”功能，在手機端查看電子檔案材料。

“如今來閔行區(qū)法院查檔閱卷，不僅渠道多了，效率也更高了，法院的數(shù)字化措施真正滿足了我們的需求，值得點贊?！遍h行區(qū)人大代表、閔行區(qū)律師工作委員會主任周郁生告訴記者。

有序管 海量數(shù)字檔案資源互聯(lián)互通

精準、高效地查詢，僅僅是合理利用檔案資源的第一步，如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，進一步讓數(shù)字檔案深度服務(wù)于民生需求，是激發(fā)數(shù)據(jù)價值的關(guān)鍵。

圍繞檔案歸檔超期、關(guān)鍵材料不完整、檔案借閱情況無法實時更新等問題，閔行區(qū)法院匯集數(shù)據(jù)，聯(lián)通系統(tǒng)，打造了集“實時歸檔統(tǒng)計、智能驗卷問題分類、單套制電子歸檔實況、超期歸檔預(yù)警、智能庫房實時進出庫情況、檔案借閱情況統(tǒng)計、非訴檔案情況”為一體的大數(shù)據(jù)可視化平臺。目前，該平臺可對61萬卷訴訟檔案、文書檔案進行實時動態(tài)監(jiān)控。

隨著“數(shù)字檔案資源中心”檔案借閱功能的應(yīng)用日益增多，閔行區(qū)法院發(fā)現(xiàn)了一個新問題，原來的閱卷室和檔案館位置較為分散，調(diào)閱卷宗往往需要花費很多等候時間。調(diào)卷需求旺盛的日子，閱卷室門前的走廊里常常會排起長隊。

為了一站式解決老百姓的查詢、閱卷、調(diào)檔問題，閔行區(qū)法院將閱卷接待區(qū)、采集服務(wù)區(qū)、電子檔案光磁庫、智能庫房區(qū)、特藏展示區(qū)等五大功能區(qū)域集中布置在了一樓閱卷大廳，大幅提升檔案資源管理效能。

“數(shù)字檔案資源中心的整合能夠?qū)崿F(xiàn)多個數(shù)據(jù)之間的共享，促進民生檔案資源的合理利用，為政府提供政策服務(wù)，為社會公眾提供文化和社會生活監(jiān)督等服務(wù)?！睍r任閔行區(qū)法院辦公室副主任、數(shù)字檔案資源中心項目負責(zé)人何燕萍頗有感觸。以問題為導(dǎo)向，依托數(shù)字賦能，閔行區(qū)法院真正實現(xiàn)了讓當(dāng)事人查檔閱卷更高效、更便捷。

據(jù)悉，繼閔行區(qū)法院建成全市首家“數(shù)字檔案資源中心”后，由上海市高級人民法院打造的“上海法院司法信息（數(shù)字檔案）資源中心”也已于今年2月落地并投入使用，為全市法院進一步優(yōu)化司法檔案服務(wù)民生工作提供統(tǒng)一指引和堅實保障。

深度用 婚姻訴訟檔案資源共聯(lián)共享

在完成內(nèi)部應(yīng)用場景的梳理后，閔行區(qū)法院開始探索數(shù)字檔案資源與外部需求的精準對接，以最大化發(fā)揮數(shù)字檔案中心的技術(shù)優(yōu)勢，讓數(shù)字賦能真正回應(yīng)民生需求。

閔行區(qū)法院在深入調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，在民生檔案查詢中，婚姻類檔案的查詢需求很大，占比近70%，多年來一直位列上海市政府“一網(wǎng)通辦”民生檔案查詢首位。然而，目前離婚生效判決書雖已納入上海市的民生檔案服務(wù)平臺中，但查詢僅顯示當(dāng)事人涉訴條目，不能點擊查詢生效裁判文書的全文內(nèi)容。如果能夠與轄區(qū)檔案館實現(xiàn)檔案共享共聯(lián)，實現(xiàn)離婚判決書在本市民生檔案系統(tǒng)一鍵查詢獲取功能，便可以打通司法檔案向民生檔案轉(zhuǎn)化的壁壘，為群眾提供更加便捷和高效的檔案服務(wù)。

在多地多次走訪調(diào)研、召開座談會與論證會，了解群眾真實需求，全面客觀分析破題可行性后，2023年11月23日，閔行區(qū)法院與閔行區(qū)檔案局正式簽署“民生檔案”數(shù)字資源共享協(xié)議，以數(shù)據(jù)共享的方式建立本區(qū)離婚訴訟電子檔案便民服務(wù)機制。正式將離婚裁判文書納入“一網(wǎng)通辦”民生檔案查詢公共服務(wù)。

在完成了多個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)聯(lián)通之后，數(shù)字檔案資源中心最終實現(xiàn)了將2014年以來6000余份離婚生效裁判文書，以電子檔案的形式單套制歸檔給閔行區(qū)檔案館，并建立婚姻類的專題檔案。截至目前，當(dāng)事人可以在全市各區(qū)社區(qū)事務(wù)中心共222個網(wǎng)點查詢到閔行區(qū)法院離婚案件裁判文書。

“閔行區(qū)法院數(shù)字檔案資源中心為完善專業(yè)檔案管理和利用，作出了有益的實踐探索。”上海市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處副處長、全國檔案工匠型人才胡正秋對此表示肯定。

“司法檔案的數(shù)字化，是‘?dāng)?shù)字法院’建設(shè)的應(yīng)有之義，是時代給予我們的新課題。”閔行區(qū)法院黨組成員、副院長何云表示，“民生檔案的管理和利用歸根到底要落腳于服務(wù)上海法院的高質(zhì)量發(fā)展、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，最終為人民群眾服務(wù)?！?/p>

據(jù)了解，未來，閔行區(qū)法院將持續(xù)深化數(shù)字檔案資源中心的開發(fā)利用，深度融合信息技術(shù)與司法規(guī)律，持續(xù)擴大檔案資源管理的精度、深度和廣度，進一步加快檔案新技術(shù)的深度應(yīng)用，加強區(qū)域聯(lián)動的廣泛性，實現(xiàn)民生檔案的跨區(qū)域資源共享，為社會公眾提供更多便民化、智能化的司法服務(wù)。（記者 陳 鳳 通訊員 陳淋清 陳逸韻）