按照國務院辦公廳政務服務效能提升“雙十百千”工程有關(guān)部署,為加強政務服務一網(wǎng)通辦制度保障,近日,國務院辦公廳印發(fā)了《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)?!掇k法》明確了政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的相關(guān)要求,為各級政務服務機構(gòu)實施政務服務電子文件歸檔指明了方向,是貫徹落實《國務院關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》相關(guān)要求的重要舉措,為全國范圍內(nèi)推廣實施政務服務電子文件歸檔提供了有力的制度支撐。
《辦法》的制定是政務服務數(shù)字化的必然要求。國家檔案部門自上世紀90年代末開始探索電子文件與電子檔案的管理,先后制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)等標準,2003年國家檔案局公布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局6號令)和2009年中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》等文件,在實踐層面上對電子公文管理進行了探索,2012年《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)〔2012〕7號)的頒布和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的修訂,標志著我國在電子文件與電子檔案的管理上取得了顯著成效。
廣東省在政務服務電子文件與電子檔案管理上有著全面、深入的研究與實踐應用。2021年,廣東省政務服務數(shù)據(jù)管理局和廣東省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《廣東省政務服務事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及有關(guān)技術(shù)標準》(粵政數(shù)〔2021〕9號),標志著廣東省在政務服務事項的電子文件歸檔和電子檔案管理上取得重大進展。
隨著數(shù)字政府建設工作的深入推進,《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收的目標任務,電子文件的管理與歸檔已經(jīng)成為加強政務服務建設“最后一公里”的突出需求,進一步規(guī)范與推進電子文件歸檔與電子檔案管理的工作迫在眉睫。
一、有力促進政務服務無紙化辦理和材料免交
長期以來,紙質(zhì)文件歸檔成為制約政務服務推進無紙化辦理和紙質(zhì)材料免提交的突出問題。此次新頒布的《辦法》明確提出,來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的政務服務電子文件,可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交,除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。這為政務服務無紙化辦理,讓申請人免交紙質(zhì)材料,提高政務服務效能提供重要制度保障。
二、明確各級部門分工,指導各地區(qū)各部門高效開展政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理工作
《辦法》明確提出,國務院辦公廳、國家檔案局、各級檔案主管部門、各級政務服務管理機構(gòu)、各級檔案館的職責分工,有效避免了各級部門間職責界定和銜接機制不清晰導致的工作開展不順暢、工作效率不高等問題。一是明確統(tǒng)籌部門及其職責。國家檔案局、國務院辦公廳作為頂層設計部門,主要負責管理、指導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào),研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。二是明確監(jiān)督管理部門及其職責。各級檔案主管部門是本區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的監(jiān)督和指導部門。三是明確執(zhí)行部門及其職責。各級政務服務機構(gòu)負責各自職責范圍內(nèi)的政務服務電子文件歸檔及電子檔案管理工作,應當完善政務服務辦理系統(tǒng)歸檔功能,積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設,做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用、移交等工作;各級檔案館應當明確政務服務電子檔案移交進館要求,建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統(tǒng),保障政務服務電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。
三、明確政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的具體要求,規(guī)范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作
一是明確基本原則?!掇k法》明確提出,政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標準、高效利用、安全可控的原則。二是落實工作要求。在落實“全流程管理”方面,《辦法》明確提出,各級政務服務機構(gòu)應當依托全國一體化政務服務平臺,積極推進政務服務辦理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)銜接,支撐政務服務電子文件和電子檔案全流程管理。在落實“規(guī)范標準”方面,《辦法》圍繞歸檔范圍和檔案保管期限、歸檔單位、歸檔格式、歸檔時間等多項工作作出了明確的規(guī)范要求。在落實“高效利用”方面,《辦法》提出各級政務服務機構(gòu)應當依托全國一體化政務服務平臺,積極推進本單位政務服務電子文件和電子檔案高效共享利用,并且符合國家網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)的要求。在落實“安全可控”方面,《辦法》明確提出,各級政務服務機構(gòu)應當按照國家有關(guān)規(guī)定,在政務服務電子文件歸檔、政務服務電子檔案移交等環(huán)節(jié)進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測;各級政務服務機構(gòu)應當做好本單位政務服務電子檔案安全管理工作,定期開展電子檔案備份,做好電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等工作。政務服務電子文件辦理過程中應當按照國家有關(guān)法律法規(guī)要求,規(guī)范使用密碼技術(shù)進行保護。
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