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隨著“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的深入推進(jìn)，各地區(qū)各部門(mén)依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)推進(jìn)各類(lèi)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)在線(xiàn)辦理，在方便企業(yè)和群眾辦事創(chuàng)業(yè)的同時(shí)，也形成了大量的政務(wù)服務(wù)電子文件。這些電子文件是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長(zhǎng)久查考價(jià)值，將其納入檔案體系管理，推動(dòng)其按照《中華人民共和國(guó)檔案法》等要求，以電子形式作為憑證使用，對(duì)于服務(wù)社會(huì)治理、優(yōu)化政務(wù)服務(wù)、開(kāi)展行業(yè)監(jiān)管等具有重要意義。但同時(shí)，政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作較為復(fù)雜，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、面廣量大，特別是在政務(wù)服務(wù)“供給側(cè)”，由于政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、線(xiàn)上線(xiàn)下服務(wù)不協(xié)同、數(shù)據(jù)共享不充分、數(shù)字化水平不平衡等問(wèn)題，一定程度上制約了電子檔案歸檔與應(yīng)用。按照國(guó)務(wù)院辦公廳政務(wù)服務(wù)效能提升“雙十百千”工程有關(guān)部署，依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)加快破解一批政務(wù)服務(wù)堵點(diǎn)難點(diǎn)，解決政務(wù)服務(wù)電子文件單套歸檔“最后一公里”問(wèn)題，在此背景下，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），對(duì)政務(wù)服務(wù)電子檔案的整理與歸檔、移交與接收、保存與利用等進(jìn)行規(guī)范，對(duì)于推動(dòng)電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范管理，支撐電子檔案共享應(yīng)用，助力優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境等具有重要意義。

開(kāi)展政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及政務(wù)服務(wù)規(guī)范、系統(tǒng)建設(shè)改造、數(shù)據(jù)共享應(yīng)用、電子檔案歸檔等各個(gè)方面，需要業(yè)務(wù)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、應(yīng)用“四位一體”、深度協(xié)同，“一盤(pán)棋”謀劃推進(jìn)。

一、強(qiáng)化整體設(shè)計(jì)，推動(dòng)政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范

《辦法》明確要求，“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的政務(wù)服務(wù)電子文件可以以電子形式歸檔。政務(wù)服務(wù)作為電子文件產(chǎn)生的“源頭”，是電子檔案的基礎(chǔ)。推動(dòng)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化提升，確保事項(xiàng)要素完整、流程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，對(duì)于產(chǎn)生規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案十分重要。一方面，要推進(jìn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是高質(zhì)量開(kāi)展政務(wù)服務(wù)的前提，要扎實(shí)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，讓政務(wù)服務(wù)有標(biāo)可循、依標(biāo)而行，實(shí)現(xiàn)同一事項(xiàng)受理?xiàng)l件、服務(wù)對(duì)象、辦理流程、申請(qǐng)材料、辦理結(jié)果等要素標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，同要素管理、同標(biāo)準(zhǔn)辦理。另一方面，要推進(jìn)管理清單化。建立完善事項(xiàng)清單管理制度，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化和公開(kāi)化管理，根據(jù)工作實(shí)際及時(shí)調(diào)整更新，并將清單作為政務(wù)服務(wù)電子文件的可靠來(lái)源，按清單推進(jìn)政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全面歸檔。

近年來(lái)，山東省將推進(jìn)事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化作為提升政務(wù)服務(wù)效能的核心舉措之一，按照“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、四級(jí)統(tǒng)一”要求，創(chuàng)新實(shí)施“十步工作法”，依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)推動(dòng)事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化“由點(diǎn)及面、全面覆蓋”。目前，全省已完成全部高頻事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化提升，覆蓋全省辦件量80%以上，平均每個(gè)事項(xiàng)46個(gè)要素“全省一致”，實(shí)現(xiàn)全省無(wú)差別受理、同標(biāo)準(zhǔn)辦理，為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理打下了較好基礎(chǔ)。

二、夯實(shí)數(shù)字底座，提升電子檔案系統(tǒng)支撐能力

《辦法》要求，加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，支撐電子文件和電子檔案全流程管理。信息化系統(tǒng)作為政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)的載體，是政務(wù)服務(wù)電子文件產(chǎn)生、歸集和管理的核心支撐。要統(tǒng)籌謀劃建設(shè)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)體系，打造標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、系統(tǒng)統(tǒng)管、業(yè)務(wù)統(tǒng)籌、功能統(tǒng)建、數(shù)據(jù)統(tǒng)攬的一體化在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)。依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，加快推動(dòng)各類(lèi)政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接融合，充分發(fā)揮平臺(tái)的公共入口、公共通道、公共支撐的樞紐作用，全面支撐各類(lèi)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)線(xiàn)上運(yùn)行和線(xiàn)上線(xiàn)下融合服務(wù)。要穩(wěn)妥推進(jìn)各級(jí)各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的對(duì)接，提升電子文件歸檔的自動(dòng)化、智能化水平。

近年來(lái)，山東省加快推動(dòng)政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合，系統(tǒng)謀劃建設(shè)“愛(ài)山東”政務(wù)服務(wù)平臺(tái)體系，助力打造24小時(shí)不打烊的服務(wù)型政府。在前端，形成“愛(ài)山東”政務(wù)服務(wù)“總門(mén)戶(hù)”，各級(jí)各部門(mén)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)均可通過(guò)政務(wù)服務(wù)“總門(mén)戶(hù)”申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)“一表申請(qǐng)、一端受理”。在中端，打造政務(wù)服務(wù)“中臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)業(yè)務(wù)通過(guò)中臺(tái)統(tǒng)一分發(fā)，統(tǒng)一受理，建設(shè)政務(wù)統(tǒng)一審批平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)統(tǒng)一審批、統(tǒng)一辦結(jié)、統(tǒng)一入庫(kù)。在后端，建設(shè)了統(tǒng)一的電子證照系統(tǒng)，通過(guò)電子證照系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)對(duì)接，在業(yè)務(wù)辦結(jié)的同時(shí)生成電子證照（證明），實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)辦件結(jié)果與電子文件的同步生成和制發(fā)，為電子文件歸檔提供了有力支撐。目前，“愛(ài)山東”注冊(cè)用戶(hù)數(shù)突破1億，平均日活數(shù)超過(guò)800萬(wàn)，在第二屆中國(guó)政務(wù)服務(wù)掌辦綜合指數(shù)評(píng)級(jí)中獲評(píng)“A”級(jí)。

三、強(qiáng)化數(shù)據(jù)賦能，提升數(shù)據(jù)匯聚治理水平

數(shù)據(jù)是電子檔案歸集的核心，數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響電子檔案的質(zhì)量和應(yīng)用賦能水平。為保證政務(wù)服務(wù)電子文件準(zhǔn)確高效歸檔應(yīng)用，需要科學(xué)構(gòu)建一體化政務(wù)大數(shù)據(jù)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源一體統(tǒng)管。一是要把數(shù)據(jù)“匯聚好”。按照《辦法》要求，政務(wù)服務(wù)電子文件元數(shù)據(jù)和以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)用的電子文件及辦件辦理材料要一并歸檔，這就要求建立完善數(shù)據(jù)匯聚渠道和機(jī)制，統(tǒng)籌推動(dòng)各類(lèi)數(shù)據(jù)依托統(tǒng)一渠道匯聚落地。二是要把數(shù)據(jù)“治理好”。要健全完善統(tǒng)一的行業(yè)、領(lǐng)域數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成“一數(shù)、一源、一標(biāo)準(zhǔn)”，推動(dòng)各行業(yè)領(lǐng)域規(guī)范數(shù)據(jù)治理。各部門(mén)要對(duì)本行業(yè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)資源摸清底數(shù)，盤(pán)清“家底”，形成數(shù)據(jù)資源“一本賬”。三是要把數(shù)據(jù)“管理好”。要構(gòu)筑電子檔案全生命周期安全防護(hù)體系，壓實(shí)電子檔案產(chǎn)生主體、應(yīng)用主體的安全責(zé)任，積極探索運(yùn)用區(qū)塊鏈、隱私計(jì)算等技術(shù)手段，開(kāi)展電子檔案應(yīng)用的追蹤溯源和精準(zhǔn)授權(quán)。強(qiáng)化監(jiān)測(cè)預(yù)警，提升應(yīng)急保障水平，筑牢數(shù)據(jù)安全多重防線(xiàn)。

近年來(lái)，山東省著力推動(dòng)數(shù)據(jù)“匯治用”體系建設(shè)，深化數(shù)據(jù)價(jià)值化。統(tǒng)籌構(gòu)建了省一體化大數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成全省公共數(shù)據(jù)管理總樞紐、流轉(zhuǎn)總通道，以及共享、開(kāi)放兩個(gè)“服務(wù)總門(mén)戶(hù)”。依托省一體化大數(shù)據(jù)平臺(tái)，將各級(jí)各部門(mén)履職過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯聚、治理和服務(wù)。目前，全省已匯聚民政、社保、醫(yī)保等22大類(lèi)人口數(shù)據(jù)，覆蓋全省1.02億人口；匯聚企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位、社會(huì)組織等18大類(lèi)法人單位數(shù)據(jù)，覆蓋全省1810萬(wàn)家機(jī)構(gòu)。特別是在與電子檔案密切相關(guān)的電子證照數(shù)據(jù)管理方面，通過(guò)構(gòu)建了全省統(tǒng)一電子證照庫(kù)，對(duì)各級(jí)各部門(mén)產(chǎn)生的電子證照數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸集。同時(shí)，持續(xù)推動(dòng)數(shù)據(jù)質(zhì)量提升，對(duì)結(jié)婚證、戶(hù)口簿、不動(dòng)產(chǎn)登記證等歷史信息進(jìn)行電子化，不斷提升電子檔案數(shù)據(jù)的覆蓋度和準(zhǔn)確度。

四、堅(jiān)持需求導(dǎo)向，提升電子檔案應(yīng)用服務(wù)效能

《辦法》規(guī)定，在依法依規(guī)前提下，積極推進(jìn)電子文件和電子檔案共享利用。推動(dòng)電子文件歸檔的最終目的是應(yīng)用，通過(guò)電子檔案數(shù)字資源共享開(kāi)放和創(chuàng)新應(yīng)用，充分釋放數(shù)據(jù)價(jià)值。一是要推動(dòng)便利查檔，積極利用人工智能、大模型等新技術(shù)，提升檔案查詢(xún)的智能化水平，讓企業(yè)群眾查檔更加方便快捷。二是要推動(dòng)共享開(kāi)放，深化電子檔案數(shù)據(jù)在政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的共享應(yīng)用，推動(dòng)用電子檔案替代實(shí)體證明材料，支持證照證明“免提交”，最大限度方便企業(yè)群眾辦事。對(duì)于可開(kāi)放的電子檔案要依法依規(guī)向社會(huì)開(kāi)放，為全社會(huì)數(shù)據(jù)應(yīng)用“賦能”。三是要深化創(chuàng)新應(yīng)用，積極運(yùn)用電子檔案數(shù)據(jù)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，打造更多電子檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新應(yīng)用場(chǎng)景，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢(shì)感知和趨勢(shì)研判，為政府決策提供依據(jù)。

近年來(lái)，山東省以全領(lǐng)域建設(shè)“無(wú)證明之省”為契機(jī)，充分依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，在全省范圍大力推行“免證辦事”“一碼通行”，凡是通過(guò)電子證照、數(shù)據(jù)共享可以獲取的信息，不再要求企業(yè)和群眾提供相應(yīng)材料，在政務(wù)服務(wù)、行政執(zhí)法、社會(huì)生活等領(lǐng)域不斷提升電子證照服務(wù)效能。截至目前，全省電子證照累計(jì)調(diào)用6.2億余次，高頻政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)和常見(jiàn)社會(huì)生活場(chǎng)景基本實(shí)現(xiàn)“無(wú)證明”，累計(jì)減少證明材料2955萬(wàn)份，用數(shù)據(jù)的“效率指數(shù)”換企業(yè)群眾的“幸福指數(shù)”。